עודכן: 4 באוק׳ 2026
מזכירה וירטואלית לקליניקה: מענה שלא מפריע באמצע טיפול
מזכירה וירטואלית לקליניקה היא עוזרת דיגיטלית שעונה לטלפון של הקליניקה בעברית כשאתם באמצע טיפול, קובעת או רושמת תורים, עונה על שאלות על טיפולים ומחירים שאישרתם, ומזהה מקרים שדורשים אתכם עכשיו. היא אוספת רק את הפרטים שהגדרתם, לא נותנת ייעוץ רפואי ושומרת את ההקלטות לפי תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות. עזורלי מתחברת למספר הקיים של הקליניקה ועולה מ־₪199 לחודש לפני מע״מ.
העמוד הזה נכתב לקליניקות שבהן המטפל הוא גם המזכירה: פיזיותרפיה, אסתטיקה וקוסמטיקה רפואית, רפואה משלימה, דיאטנים, קלינאי תקשורת, פסיכולוגים. בקליניקה כזו הטלפון מצלצל בדיוק כשהידיים על המטופל, והשיחה שלא נענתה היא לרוב מטופל חדש שממשיך לקליניקה הבאה בגוגל.
יום שלישי בקליניקה לפיזיותרפיה: איפה נעלמות השיחות
רונית מנהלת קליניקה לפיזיותרפיה בגבעתיים עם מטפלת נוספת. הטיפולים נמשכים 45 דקות, גב אל גב, מ־8:00 עד 19:00. בזמן טיפול הטלפון על שקט. ביום שלישי טיפוסי היא מוצאת 11 שיחות שלא נענו, חוזרת לחצי מהן בהפסקת הצהריים ולשאר ב־19:30, ומגיעה לארבעה אנשים. שניים מהם כבר קבעו במקום אחר.
אלה השיחות שהגיעו באותו יום, ואלה שיחות שכל קליניקה תזהה: 8:10 מטופל חדש שואל אם מקבלים הפניה ממכבי ומה צריך להביא. 9:40 מטופלת קיימת רוצה להזיז את התור של יום חמישי. 11:05 גבר עם כאב גב חד אחרי שהרים משהו, מתקשה לעמוד. 12:30 נציג של חברת ציוד. 16:00 אישה שואלת כמה עולה סדרה של 10 טיפולים. 18:50 אמא שואלת אם מטפלים בילדים בני 6.
מה העוזרת עושה בכל אחת מהשיחות האלה
| השיחה | מה דנה עושה | מה רונית מקבלת |
|---|---|---|
| 8:10 הפניה ממכבי | עונה מהאיפיון: כן, מקבלים הפניה והתחייבות 17, להביא אותן לטיפול הראשון. רושמת בקשה לתור ראשון ומציעה 2 מועדים פנויים | סיכום בוואטסאפ: מטופל חדש, מכבי, מועד מבוקש, טלפון |
| 9:40 להזיז תור | מזהה מטופלת קיימת לפי המספר, רושמת בקשה להזזה מיום חמישי ומציעה חלופות מהיומן | פנייה בסטטוס ״להזיז״, עם המועד החדש לאישור |
| 11:05 כאב גב חד | מזהה מילות דחיפות, שואלת 2 שאלות קצרות, מנסה להעביר את השיחה לרונית. כשאין מענה, מבטיחה חזרה תוך 15 דקות | הודעה דחופה בוואטסאפ עם השם, הטלפון ותיאור קצר |
| 12:30 נציג ציוד | רושמת הודעה ומסווגת כספק | פנייה בסטטוס ״ספק״, בלי התרעה |
| 16:00 מחיר לסדרה | אומרת את המחיר רק אם רונית אישרה אותו באיפיון; אחרת מסבירה שהמחיר נקבע אחרי הערכה ראשונה ורושמת בקשה לחזרה | ליד עם שאלת מחיר, מסומן לחזרה היום |
| 18:50 פיזיותרפיה לילדים | עונה לפי האיפיון (כן או לא), ואם כן רושמת תור ראשון להערכה | מטופל חדש, ילד, שם האם וטלפון |
בסוף היום רונית לא חוזרת ל־11 שיחות. היא מאשרת 4 תורים בלחיצה, מתקשרת לאדם אחד עם כאב, ומסמנת את שאלת המחיר ל־3 דקות של שיחה. השיחה של הנציג נשארת ברשימה בלי להפריע.
מה העוזרת אוספת, ומה היא לא שואלת
באיפיון מסמנים אילו פרטים הקליניקה צריכה. העוזרת שואלת רק אותם, בסדר שהגיוני לשיחה, ומאשרת את מספר הטלפון בחזרה.
- נאסף: שם מלא, טלפון, סוג הטיפול או סיבת הפנייה בקצרה, מטופל חדש או קיים, מועדים נוחים, קופת חולים והאם יש הפניה (אם הקליניקה עובדת עם קופות).
- לא נאסף אלא אם הפעלתם את השדה: מספר תעודת זהות, היסטוריה רפואית מפורטת, פרטי תשלום. הקלטה של פרטים כאלה מגדילה את הסיכון בלי לשרת את השיחה.
- מתואם מראש: מה אומרים על מחירים, האם מקבלים ביטוחים פרטיים, מה הכתובת וההנחיות לחניה, ואיזה ציוד או בגדים להביא.
כללי דחיפות לקליניקה: מה מעבירים מיד
בקליניקה ההבדל בין ״רוצה תור בשבוע הבא״ ל״אני לא יכול לעמוד״ הוא ההבדל בין פנייה רגילה למקרה שדורש את המטפל עכשיו. באיפיון מגדירים את המילים והמצבים, והעוזרת פועלת לפיהם.
כך נראה כלל דחיפות שעובד
- 1
מגדירים מילים ומצבים
לפיזיותרפיה: כאב חד אחרי פציעה, נפילה, חוסר תחושה. לקליניקת אסתטיקה: נפיחות, חום, דימום או כאב חזק אחרי טיפול.
- 2
קובעים את הפעולה
העברת השיחה מיד לנייד של המטפל התורן. אם אין מענה תוך 30 שניות, הודעה דחופה בוואטסאפ והבטחה למתקשר לחזרה תוך 15 דקות.
- 3
מגדירים גבול ברור
בתסמינים שמחייבים חדר מיון, העוזרת מנחה להתקשר ל־101 או לפנות למיון, ורושמת את הפנייה. היא לא מנסה להרגיע ולא מציעה טיפול.
- 4
בודקים את הכלל
מתקשרים למספר ההדגמה, מתארים כאב חד, ובודקים שהטלפון של המטפל מצלצל ושההודעה הדחופה הגיעה.
פרטיות בקליניקה: תיקון 13, הקלטות ומידע רפואי
תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות נכנס לתוקף ב־14 באוגוסט 2025. פרטי השיחה הם מידע אישי, ומה שמטופל מספר על הגוף שלו הוא מידע בעל רגישות מיוחדת. הקליניקה היא בעלת השליטה במידע, ועזורלי מחזיקה אותו בשבילה לפי הסכם עיבוד מידע. כך זה מתורגם לפרקטיקה.
- הודעה בפתיחה: העוזרת אומרת שהיא עוזרת דיגיטלית ושהשיחה מוקלטת. זה ממלא את חובת ההודעה בסעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות ואת דרישת הגילוי של הרשות להגנת הפרטיות למערכות AI.
- הקלטה חוקית: לפי חוק האזנת סתר, צד לשיחה רשאי להקליט אותה, והקליניקה היא צד לשיחה.
- איסוף מינימלי: רק השדות שהפעלתם. בלי תעודת זהות ובלי היסטוריה רפואית כברירת מחדל.
- גישה ושמירה: ההקלטות והתמלולים בלוח הבקרה של הקליניקה, עם משתמש לכל איש צוות, ותקופת שמירה שאתם קובעים. תיקון לחוק הגנת הצרכן מחייב חלק מהעסקים בתחום הרפואה לשמור הקלטות של שיחות מכירה שנתיים, ואפשר להגדיר שמירה ארוכה בהתאם.
- בקשת מטופל לעותק: אפשר לייצא הקלטה בלחיצה.
חיבור בלי להחליף מספר ובלי להפריע לטיפול
מהאיפיון לשיחה הראשונה
- 1
איפיון של 10 דקות
סוגי טיפולים, משך טיפול, שעות (כולל שישי עד 13:00 וחגים), קופות חולים, מה אומרים על מחירים, כללי דחיפות.
- 2
בוחרים את דנה
קול חם וסבלני שמתאים למתקשרים לחוצים או מתלבטים. אפשר להאזין לדוגמה ולהחליף.
- 3
הפניה באין מענה
מחייגים *61* ואחריו מספר העוזרת ו־**20#. הטלפון של הקליניקה מצלצל 20 שניות, ואז דנה עונה. בזמן טיפול אפשר להפנות את כל השיחות עם *21*.
- 4
סיכומים בין טיפולים
כל שיחה מגיעה כהודעת וואטסאפ קצרה. בין מטופלים מאשרים תורים בלחיצה.
תתקשרו לדנה ותנסו לקבוע טיפול
כמה זה עולה לקליניקה
| קליניקה | מסלול מומלץ | מחיר לחודש | דקות | למה |
|---|---|---|---|---|
| מטפל/ת אחד/ת | מתחילים | ₪199 | 200 | 3–4 שיחות שלא נענו ביום, סיכום לוואטסאפ, שעות וחגים |
| 2–4 מטפלים | מקצועי | ₪449 | 600 | העברת שיחות דחופות לנייד, 2 עוזרות (קבלה + אחרי שעות), 5 משתמשים |
| רשת קליניקות | עסקי | ₪999 | 1,500 | 5 מספרים, חיבור מרכזייה ב־SIP, יומן ו־CRM |
תנו לדנה לענות בזמן הטיפול הבא
איפיון של 10 דקות, המספר של הקליניקה נשאר, ו־14 יום ניסיון בלי כרטיס אשראי.
התחילו ניסיון חינם ל־14 יוםשאלות נפוצות
מקורות
- תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות: כניסה לתוקף והנחיות הרשות (law.co.il) (נבדק 2026-10-04)
- תיקון 13: מדריך לעסקים (iCount) (נבדק 2026-10-04)
- תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע): רמות האבטחה (Protocol) (נבדק 2026-10-04)
- מדריך הקלטת שיחות וחוק האזנת סתר (כיכר השבת) (נבדק 2026-10-04)
- תיקון לחוק הגנת הצרכן: הקלטת שיחות ושמירה לשנתיים (מעריב) (נבדק 2026-10-04)
- טיוטת הנחיית הרשות להגנת הפרטיות בנושא מערכות AI (סיכום שיבולת) (נבדק 2026-10-04)
- חוק הספאם: פיצוי בגין דברי פרסומת ללא הסכמה (כל זכות) (נבדק 2026-10-04)